这些工具，可以将团队的战斗力提高300%
我想，下面这些经历，你应该不会陌生：
给设计师下了需求，过了两天还没交付，主管在催，跑过去问，得到的答复是：我这就开始做。
在群里讨论一个话题，大家七嘴八舌，气氛热烈，过后想整理内容，不得不对着几十页的聊天记录慢慢爬。
一个项目数十个文档，有什么改动，都得群发邮件，三令五申：请大家下载最新版。要是有人没看到信息，后面肯定会出事。
我带团队的这几年里，有一个体会：
很多时候，我们的时间和精力，其实都浪费在一些无关紧要的地方。
为什么团队里每个人都非常优秀，工作也充满热情，但是整体的效率，就是上不去？
因为，一个团队的整体效率，并不是每个人效率的相加。
这里面，要扣除一部分的「协作成本」。
什么是「协作成本」？
举个简单的例子：如果团队有3个人，分别是Jack，Alan，Tom，那么只需要3条沟通管道（J - A，A - T，J - T），就能够保证信息在整个团队里面流畅传播。
但如果团队有6个人呢？那就需要至少15条沟通管道，才能让每两个人之间，都确保信息的传达没有障碍。
如果有10个人呢？那就需要45条。（有兴趣的同学，可以想一想这里的算法）
我想，很多团队的人数，都不止10个人吧。
有些大的企业，可能动辄一个项目，就有数十人参与。如何协调这数十个人，让每两个人之间，都能确保信息的有效传达？
这就是「协作成本」。
如果这些沟通管道，有部分失效了，造成的后果，可能会很严重。
举个简单的例子：
运营做了方案，让 BD 去谈客户。结果方案又在内部改了好几次，负责对接的人员一时疏忽，没有及时联系 BD，导致 BD 发回报告时，才发现方案不是同一版。双方一对照，发现 BD 跟客户谈的内容，相当一部分都失效了。
这就很尴尬了。
往小里说，这次合作基本要重谈，这几天的工作，完全是无用功；往大里说，客户觉得这家公司不靠谱，直接中断合作，也不是没有可能。
《人月神话》中，提到过一个「Brooks 法则」：向一个已经延误的软件项目加派人手，只会造成更大的延误。因为你需要把工作重新切分、梳理、分配，训练人员，重建团队的沟通模式，等等。这一切都会产生「协作成本」。
很多时候，我们常常会忽视这些，隐藏在团队日常工作模式下的「协作成本」。会想当然地认为：10个人需要1个月，那15个人是不是就可以缩短到三周？20个人是不是只需要半个月？
但绝大多数情况下，20个人，可能会变成1个半月。因为多了10个新人，沟通管道从45增加到190，相当于沟通成本增加了3倍。
这是一个非常简略的计算（再强调一次，不要当真），但它的确更接近事实。
那么，如何降低「协作成本」，提高团队的运作效率呢？
1. 项目协作
提高团队协作效率，最首要的方式，就是「项目协作」。
简而言之，就是让团队里的每一个人，不但看得到自己的任务，也能看得到其他人、乃至整个团队的所有任务。
在这种模式下，所有人的任务都是透明的。每个人可以直观看到，自己位于整个项目里面的哪个位置，自己要做的任务，处于哪条链条，有着什么样的重要性。
这样做的好处是：将每个团队成员的思维，从「任务」，变成「项目」。
这两者有什么区别呢？「任务」是孤立的，而「项目」是任务的有序组合。
当你聚焦在「任务」的时候，你只会想着「我要把它们做完」；但当你从项目的高度去看待时，对于每一个任务，要不要做？为什么做？什么时候做？跟谁对接？接下来如何处理？重要性和紧急性如何？都可以一目了然。
如果团队里的每一个人，都能用项目的角度去思考问题，那么，大家协作起来，就会特别有默契。因为在这个时候，每个人的目标都是一致的。
为什么许多优秀的团队，做起事情总是特别慢？很大一部分原因，就是因为每个人只看着自己的任务，没有把自己的目标与团队的目标，调适到同一个方向。
这样，力量自然就被分散了。
所以，我经常跟团队里的人说：永远不要只看着自己的事情，要关注整个项目，要时刻弄清楚：我们在做什么？为什么这么做？我做的事情有什么意义？我应该做什么，才能尽可能提高整个项目的效率？
只有建立这种思维，才能摆脱短视的影响，真正把精力投入在最重要的事情上。
践行这套模式，最简单的方式，就是「看板」 —— 在一张白板上，将项目分成数个阶段，在每个阶段写上当前需要执行的任务，并标注清楚：由谁负责，何时提交，如何验收，等等。
我们团队尝试过多款数码工具，最后留下来的，是 Teambition。基本可以满足需求。
举个例子：我们部门，会分成文案策划，前端设计，运营，推广这几大块，于是，同步在 Teambition 中建立四个相对应的板块。运营要做一个活动，首先由策划搭建框架、文案完成主体内容（文案策划板块），然后向设计师下达需求（前端设计板块），与此同时，推广小组同步筹备对外传播（推广板块），最后活动上线，由运营维护效果，给出分析（运营板块）。
在这整个过程中，运营人员作为活动的主控，可以看到每一个环节的进展。每个小组现在进展如何？任务卡在谁的手上？哪个环节延误，哪个环节提前完成？一目了然。
这套工具最吸引我的地方在于，它适用于多种不同的工作场景，可以根据自己的需求去定制工作流程和模板。
如果你是研发团队，可以自行构建这几个板块：需求池，开发中，测试，已上线。所有的需求先放在「需求池」，开始一个迭代，再选要完成的需求，按照「开发中」「测试」「已上线」的顺序执行。
结合 Teambition 企业版的「自动化规则」功能，会更加方便 —— 事先设定好规则，当完成一个需求时，打钩，任务就会自动从「开发中」跳到「测试」，并分配给事先设置好的执行者。
总而言之，这套模式的核心，是将整个项目的目标和进展，公开呈现给团队所有成员。唯有这样，才能确保每个人的目标与团队目标一致，实现效率的叠加。
2. 文件协作
如果你涉及过稍微大一点的项目，你一定能够理解：要确保每个人所有的文档都是最新版，是一件多么麻烦的事情。
假设团队有10个人，公司和家里各1台电脑，就是20台电脑。一个项目做下来，怎么说也得近百个文档（表单、方案、报告、记录等）。这些文档只要有一点修改，你就得确保，这20台电脑，所有的版本都同步到最新。
这简直太折腾人了。
举个例子：
AE 更新了客户的简报，在群里发了个「简报已更新，请下载」。文案没有及时看到，过了几个小时，消息已经被刷掉了。结果文案做了半天，发过去，AE 诧异：你怎么没有按最新版做？文案也纳闷：什么最新版？我没有看到哇。
这种情况太常见了。大家一忙起来，连续几个小时不看信息，都是极正常的。要确保对方收到，只能要么直接跑过去，要么多发几次信息（打扰人），要么发邮件（不一定会看）。
一天下来，大部分时间，都耗在信息传达上。
那么，如何解决这个问题呢？
很多团队会引入「网盘」 —— 比如360云盘、百度网盘，把最新文件放到网盘上，让团队成员去下载。但本质上，并没有解决这个问题：它依然需要一个「下载」的步骤。在你使用任何一个文件之前，都得登录网盘，下载最新版本。
这简化任何操作了吗？并没有。
更好的方式是「同步盘」。国外，最主要的代表是 Dropbox。
什么是同步盘？简而言之，它就是在每台电脑上，设置一个本地文件夹，并把这些文件夹，全部连成一片「云」。当任何电脑上任何文件发生改变后，就会立刻同步到所有电脑上。这个过程是全自动的，后台的，不需要进行任何操作。
用一个场景来说明，就是：你每天回到家，打开家里的电脑，稍等几分钟，所有的工作文件就全部自动更新到了最新版。直接使用即可。
一开始，我们团队用的是金山快盘，很好用，只是后来停止服务了。不得已，找了半天替代产品，目前采用的是亿方云。
我个人用的是坚果云，因为已经付费买了全年。但是在团队协作上，由于有快盘的前车之鉴，我倾向于选择企业级服务，至少关停的可能性会低一些。
比起坚果云，亿方云的优势不少。一是企业级服务，比较放心；二是团队版（10人以内）永久免费；三是它提供了文档的实时、共同、在线编辑，这是一个巨大的痛点。
易用性方面，亿方云比起快盘和坚果云，都要胜出不少。不但可以在本地文件夹操作，还有一个web版的管理后台，可以进行详细的管理。邀请协作成员，管理协作成员，查看协作文件，查看别人分享给自己的文件，都非常方便。
安全性方面，目前也令人满意。亿方云可以给每个成员设置详细的操作权限，可以通过「外部协作」功能，邀请客户、合作方参与协作，并严格与内部文件隔离，非常省心。
如果说不足的话，那就是 Web 的管理界面稍微有点复杂，不太容易上手，一开始可能得花一点时间，建立使用习惯。
3. 表单协作
试考虑这个问题：
你是公司的行政人员，公司要组织看一场电影，近期院线有两部电影，任选一部看，员工可以去，可以不去，也可以带一名家属。请问你怎么统计相关信息呢？
你是要发个邮件给同事，里面附带一张 Excel 表格要同事填，然后自己下班后人肉统计吗？
这是冯大辉公众号前些日子发布的一个问题。你会怎么做？
如果真的手动收集 Excel 表，下班后人肉统计，未免也太惨了……
这种情况，其实很常见。团队组织团建，要收集大家意见；公司组织旅游，要挑选路线；针对某个话题进行「头脑写作」，要收集大家的成果。诸如此类。
问题的核心是一样的：如何最有效地收集和整理大量信息？
这个问题，我一般会采用「在线表单」工具完成，最常用的是金数据。
操作非常简单，登录金数据，像搭积木一样创建一个表单，然后发布，把链接放出去，用户点击链接填写表单。填写完毕之后，打开后台，所有数据就全部静静地躺在表单里，还有自动化的报表可以直接查看。
基本上，所有需要「一对多」收集信息的工作，都可以这样做。
比如，过节要给客户送礼品，做一个客户地址收集表，把链接发给所有客户，让他们填写地址。填写完，后台打开，所有的地址就合并到一张表里面了。接下来，导出成 Excel，发给快递，让快递打印单子。搞定。
需要审批和申请的流程，也可以用金数据完成。比如出差。行政做一张出差申请表，设置邮件通知。申请人打开链接填写，填完，行政自动收到邮件通知。接着，递交给行政主管和财务主管，审批，签字，一气呵成。
这样一来，所有数据和流程，都可以通过在线表单来完成。一方面节省时间，另一方面方便保存，杜绝大量的纸质文档，实现数字化办公。
以上，是关于团队协作，最基本的一些技巧。
希望这几套工具，可以帮你提升团队协作效率。
THE END
- 晚 安 -
我是 Lachel，可以叫我 L 先生
互联网经理人、高效管理达人
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